Hepimizin bilgisayarımızda, telefonumuzda sakladığımız ama lazım olduğunda hemen bulamadığımız için kullanamadığımız binlerce belge, fotoğraf, video veya çizim var. Kurumsal ölçekte bu durum çok daha maliyetli ve vahim sonuçlara yol açabilir. Bunun önüne geçmek isteyen vizyon sahibi kurumlar arşivlerini dijitalleştirmek için çalışmalara başladılar. Ancak bunın için hem zaman hem de para harcamak gerekiyor. Bu yazımda size arşivinizde dijitalleşmenin en az para ve zaman harcayarak yapmanın püf noktalarından bahsedeceğim.
Uygulama kalabalığından kurtulun
Geleneksel metodlarla yapılan dijitalleştirme işlemlerinde belge girişi, index girişi, belge arama hatta medya arama için farklı uygulamalar önerilir. Bu kadar çok uygulama kullanmak hem işlemi karmaşıklaştırı ve yavaşlatır, hem de kullanıcının direnç göstermesine hatta projeden vargeçmesine neden olur. Bu nedenle hem veri girişi, hem de arama işlemlerinin, her format için aynı arayüzden yapılmasını destekleyen mimarileri seçmek gerekir. Bu kullanıcıyı yormayacak ve sürdürülebilirlik sağlayacaktır.
Dijital olan dijital kalmalı
Bir çok örnekte görüyoruz ki aslında dijital olarak hazırlanan belgeler, önce kağıda dökülüyor sonra da imzalanıp tekrar dijitalleştirilmeye çalışılıyor. Bunun yerine e-imza, mobil imza gibi teknolojileri kullanan kurumlar yazdırma ve tarama yükünden büyük ölçüde ve gelecekte tamamen kurtulmuş olacaktır. E-İmza konusuna başka bir yazıda detaylı olarak değineceğiz.
Dijitalleşme dolap temizliğinden daha zor değildir. Teşekkürler OCR!
Dijitalleştirilecek evrakların hepsinin tek tek okunup anahtar kelimelerin tespit edilip, belge tarandıktan sonra bir arşiv uygulamasıyla ilgili belgeye tanımlandığı ve o anahtar kelmeler üzerinden arama yapıldığı bir yöntem okurken bile insana yorucu geliyor. Bu işlem zahmetli ve pahalıdır çünkü milyonlarca evrağın arşivlendiği kurumlarda bu işi yapmak yıllar alabilir ve maliyeti milyonları bulur.
Halbuki günümüzde optik karakter tanıma (OCR) teknolojileri sayesinde arşivinizdeki bir çok belge (elyazısı hariç hemen her şey) anahtar kelime /indeks /metaveri girişi gerektirmeden aranabilir duruma gelir. Hem de yalnızca belirlenecek sınırlı sayıda kelime için değil, belge üzerindeki tüm kelimeler hatta kelime öbekleri için.
Para Mı Harcalayım Zaman Mı?
Her ikisi de hepimiz için çok kıymetli ve her ikisinden de tasarruf etmek artık GEODI ile mümkün. GEODI içerisindeki OCR yazılımı ve yapay zeka algoritmalarıyla hem arşivinizi oluştururken hem de kullanırken para ve zamandan büyük ölçüde tasarruf etmenizi sağlar.
Geleneksek dijitalleştirme süreçlerinde birçok uygulama ile yapılan görevleri GEODI tek başına yapabilir. Gelişmiş OCR teknolojisi ile aylar hatta yıllar sürecek anahtar kelime (indeks/metaveri) girişi yükünü ortadan kaldırır.
Bu ve diğer özellikleriyle size gerçek işinizi yapmanız için zaman kazandırırken personel, altyapı ve lisans maliyetlerinden de tasarruf sağlar.
GEODI ile hem zaman hem para hem de prestij kazanırsınız. Ürün özellikleri ve kullanım imkanı hakkında detaylı bilgi almak için Moderna Bilişim'i hemen arayın!
Tel: +90 545 663 37 62
e-mail: info@modernabilisim.com
